| Пример экономического обследования |
|
Ниже приведены отрывки из обследования дистрибьюторской компании "Алтын-Алма" расположенной в городе Алматы республика Казахстан. Содержание.1. Назначение и цели проекта. 2. Описание объекта автоматизации. 3. Общие принципы построения системы. 4. Основные требования для проекта. 5. Описание основных подсистем системы учета. 6. Дополнительные подсистемы системы учета. 7. Этапы проекта автоматизации. 8. Приложения. 1. Назначение и цели проекта.С 12 по 23 декабря 2011 года проводилось обследование компании "Алтын-Алма". В ходе обследования изучались особенности работы компании, существующие бизнес-процессы, выявлялись потребности, собиралась необходимая информация для подготовки и запуска проекта автоматизации предприятия. Проведенное обследование показало, что на текущий момент используемая информационная система хоть и обеспечивает основные потребности компании в автоматизации, но имеет и существенные недостатки: разрозненность информационного пространства, избыточная сложность реализации, недостаточная производительность системы. Все это значительно усложняет получение общей картины о текущем состоянии и результатах работы компании, затрудняет обработку и анализ данных, требуемых для управления предприятием, снижает общую эффективность работы сотрудников. На текущий момент возможности существующей системы исчерпали себя и не смогут обеспечить выхода на новый уровень системы управления предприятием. Исходя из этого, существует объективная необходимость в создании новой автоматизированной системы управленческого учета, которая позволит преодолеть существующие сложности и вывести механизм управления компанией на более высокий уровень. ... Реализация проекта автоматизации преследует следующие цели:
Достижение поставленных целей должно происходить путем последовательного решения задач как с помощью процедур и алгоритмов предлагаемой автоматизированной системы, так и путем оптимизации бизнес процессов компании. Выделяются следующие задачи по проекту автоматизации. A. Оперативный учет а) Продажа продукции; б) Складской учет; в) Взаиморасчеты; г) Касса и банк; д) Интеграция с Optimum (КПК); B. Учет прочих операций а) Учет косвенных затрат; б) Учет ОС и НМА; в) Подотчетные лица; г) Учет прочих операций. C. Управленческий учет. а) Оперативная управленческая отчетность (по плану счетов); б) Финальная управленческая отчетность. в) Система бюджетирования, план-фактная отчетность. D. Бухгалтерский учет. а) Перевод бухгалтерии на 1С версию 8; б) Процедура перегрузки данных Управленческой в бухгалтерские базы. в) Процедура формирования внутреннего оборота между своими юр.лицами. 2. Описание объекта автоматизации.... 2.4. Управленческая структура компании.Сеть компании охватывает 16 ключевых городов Республики Казахстан, где имеются собственные торговые представительства. В структуре компании выделяется управляющий офис, который не занимается продажей конечным клиентам, помимо общего управления компанией этот офис является поставщиком продукции для своих торговых представительств, а также занимается централизованными закупками товаров у внешних поставщиков. Управляющий офис находится в Алма-Ате, также в Алма-Ате находится наиболее крупное торговое представительство, эти два подразделения компании являются отдельными офисами в структуре компании и не рассматриваются как одно целое в управленческом учете. Некоторые удаленные филиалы можно назвать региональными центрами, в их подчинении находятся близлежащие мини-филиалы. Таким образом, управленческую структуру компании можно рассматривать как иерархическую.
В рамках данного проекта управляющее подразделение, торговые представительства и мини-филиалы будут рассматриваться как отдельные структурные единицы компании - ОФИСЫ. В управленческом учете каждый офис имеет выделенный баланс, будет работать в собственной информационной базе, которая является фрагментом общей информационной базы. Как правило, каждый офис имеет собственное юридическое лицо, от имени которого ведется торговая деятельность. Исключения составляют мини-филиалы, они могут работать от имени юридического лица, являющегося их региональным центром. Головной офис компании и Региональные центры являются фирмами контракто-держателями. Т.е. через них заключается договоры на приобретение товаров от внешнего поставщика. 3. Общие принципы построения системы.... Для обеспечения высокой масштабируемости базы данных Центральный сервер будет использоваться преимущественно для консолидации информации и получения отчетности. Вся текущая работа с данными и выполнение ресурсоемких регламентных операций (восстановление последовательности, массовые обработки данных) будет выполняться на серверах структурных подразделений. Информационная система компании является территориально распределенной, построенной по принципу "Звезда". В центре располагается информационная система головного офиса, а периферийные части - это информационные системы филиалов. Данные управленческого учета предполагается отражать трехуровневой структурой: - Первый уровень. База Головного Офиса, включает всю информацию по всем подразделениям компании. - Второй уровень. Базы данных Региональных центров, содержат информацию самого регионального центра и информацию подчиненных филиалов. - Третий уровень. Базы данных обычных торговых филиалов и мини-филиалов, содержат только информацию, относящуюся к этому филиалу.
... Базы данных удаленных филиалов являются выделенными из центральной базы фрагментами информации, располагающимися на серверах филиалов. Предпочтительный формат MS SQL 2008. Филиалы ведут учет в тех же разрезах и по тем же методикам, что и Головной Офис. Вся информация от Филиалов собирается в Центральной базе с помощью механизма "Планы обмена - УРБД". С определенной периодичностью (не реже 1 раза в сутки) автоматически будет происходить обмен информацией с Центральной базой, возможен по запросу пользователей запуск обмена в любое время с выбранным филиалом. При обмене передаются новые и измененные данные: документы и элементы справочников. Обмен будет происходить по каналам Интернет с размещением файлов обмена на FTP-сервере компании. Обновление конфигураций во всех филиалах будет происходить автоматически при обновлении конфигурации центрального узла в Головном офисе.
... Система должна автоматически делать резервные копии, с которых утраченная информация могла бы быть полностью восстановлена, с установленной периодичностью (не менее одного раза в сутки). 4. Основные требования для проекта.... 4.2 Требования к программному обеспечению.Программное обеспечение, требующееся для запуска проекта, будет делиться на 2 вида. Первый вид это программное обеспечение для рабочих станций пользователей. Второй вид – программное обеспечение, располагающееся на серверах. Требования к программному обеспечению рабочих станций пользователя стандартное и включает в себя любую версию MS Windows XP/Vista/Seven, а также клиентскую часть 1С 8.2. Программное обеспечение для сервера включает в себя: Windows Server 2008, MS SQL 2008, клиентская и серверная часть 1С версия 8.2. Для обеспечения удаленного подключения к 1С необходимо на отдельном сервере поднять службу терминального доступа. Перед запуском проекта и далее в процессе его запуска потребуется организовать учебный класс. На базе этого учебного класса будет проводиться подготовка пользователей к работе с программой, отрабатываться бизнес-процессы. Для учебного класса необходимо наличие 5 компьютеров подсоединенных к локальной сети, на них будет развернута тестовая база. Обучение должно проводиться отдельно для разных групп пользователей, т.е. отдельно для операторов, отдельно для кладовщиков, отдельно для бухгалтеров и так далее. Каждый пользователь должен пройти минимум два занятия в учебном классе. 5. Описание основных подсистем "Управленческая бухгалтерия".Учет торговых операций - одна из основных подсистем автоматизированной системы. Данная подсистема обеспечивает информационное сопровождение основной деятельности компании, которая заключается в продаже товаров покупателям. Многие операции отражаются с использованием механизма СТАДИЙ. Стадии документов – это деление основной системной операции документа на этапы, отражающие различные состояния одного документа в процессе работы с ним. Далее рассматриваются основные операции, связанные с торговой деятельностью. ... 5.3 Реализация товара.Продажа товаров покупателям выполняется путем проведения торговых сделок. Тип торговой сделки определяется условиями договора с покупателем. В зависимости от заключенного договора сделка может являться розничной продажей (без бухгалтерских документов), продажей за наличный расчет, продажей за безналичный расчет. Также в зависимости от условий договора сделка может иметь отсрочку платежа. По одному контрагенту может вестись несколько официальных или неофициальных договоров.
Процесс реализации товара выполняется с помощью следующих видов документов: "Счет - Заявка от покупателя", "Расходная накладная", "Отчет экспедитора", "Отчет комиссионера", "Приходная накладная (возврат)". Документ "Счет-Заявка" - предназначен для отображения данных о том, что желает получить покупатель. Это первый документ для оформления сделки с покупателем. Заявка загружается через систему обмена информацией с мобильными терминалами (КПК). Торговый агент, находясь у клиента, формирует заказ с его потребностями и передает в виде заявки с использованием мобильного интернета в офис. Регламентированной процедурой данные заказы закачиваются в 1С. Закачиваются все сформированные торговыми агентами заявки. Там где торговые представители работают без КПК источником информации для Заявки служит заполненный бумажный бланк. Сотрудник финансовой службы проводит процедуру утверждения Заявок с помощью модуля кредитного контроля. Данный модуль проверяет наличие просроченной задолженности и превышение установленного договором товарного кредита по покупателям. Если задолженность не удовлетворяет условиям кредитного контроля, то возможность формирования расходной накладной остается на усмотрение ответственного человека. По заявкам прошедшим кредитный контроль в конце рабочего дня проводится процедура формирования Расходных накладных. Расходные накладные формируются исходя из текущих остатков склада. Это основной документ оформления сделки с покупателем. После формирования расходных накладных необходимо учесть действующие на данный момент Акции, Скидки и Бонусные программы, в соответствии с их условиями создаются дополнительные накладные и корректируются текущие. Проведение Расходных проходит через ряд стадий. Стадии документа отражают последовательные изменения состояний документа в процессе оформления операции с ним. На каждой стадии документ делает те или иные действия, которые характеризуют его состояние. Первая стадия "Заказ". При проведении документа на этой стадии товар резервируется в электронной базе, т.е. уменьшается свободный остаток. Состояние склада не меняется. Взаиморасчетов с клиентами на этой стадии не возникает. После подготовки расходных накладных из Заявок весь массив документов обрабатывается транспортным логистом. Проводится распределение заявок по транспортным средствам. Накладные получившие транспортные реквизиты переводятся в стадию "Подбор". Операторы печатают комплект накладных, реестры для водителей. Стадия "Подбор" является указанием для склада начать сборку накладных. Сборщики склада собирают накладные для загрузки в машину, собранные накладные переводятся в стадию "Собран". При нехватке товара оператор корректирует накладную. На стадии "Собран", товар переводит товар в состояние "собранный резерв" и одновременно уменьшает складские остатки. Накладные прошедшие "Сборку" после загрузки в машину, переводятся в следующую стадию "Доставка" и отправляются покупателю. Водитель после доставки товара отчитывается за развезенные накладные. С этого момента должен быть зафиксирован факт реализации товара, для этого накладная переводится в стадию "Получен" или если требуется уточнения или корректировка по накладной, то в стадию "Отгружен". При проведении накладной в состоянии "Получен" или "Отгружен" возникает задолженность покупателя, фиксируются проводки отражающие факт продажи. 5.4 Учет задолженности экспедитора.Накладные, имеющие способ доставки "Доставка", отвозятся своим транспортом. Пока осуществляется доставка ответственность за товар и денежные средства, полученные от покупателей, лежит на экспедиторах. Как это отразить в учетной системе. Когда накладная переводится в стадию "Доставка", ответственность за товар со склада переходит на экспедитора. Пока экспедитор не отчитается за доставку, накладные находятся в этой стадии, и могут быть выбраны отчетом, показывающем числящиеся за экспедитором документы. ... Далее специалист управленческой бухгалтерии переводит документы в стадию "Получен", если нет ни каких проблем, либо в стадию "Отгружен", если по накладной необходимо произвести еще какие-то действия: перепечатать, урегулировать долги экспедитора или покупателя. Если экспедитор вернул часть товара на склад, вводится дополнительный документ "Корректировка накладной". При необходимости перепечатываются новые документы для покупателя с учетом введённой корректировки.
Последний документ это "Отчет Экспедитора", этим документом проверяется корректность оформления всех документов по экспедитору, также отчет закрывает остаток на счете 1285 (Расчеты с экспедитором), возникший после проведения общего по экспедитору ПКО на сумму задолженности розничных покупателей. Все зависшие за экспедитором накладные, товары и задолженности проверяются отчетом "Задолженность экспедитора". ... 5.8 Ячеистый складской учет.Часть складов в системе могут работать с дополнительной аналитикой – складской ячейкой. Эта аналитика позволяет детализировать местонахождение товара на складе, а также учитывать остатки товара с разными сроками годности. Для отражения складского учета на складах с ячеистым хранением в конфигурации будут использоваться отдельные документы "Складские ордера" и отдельный регистр накопления "Остатки в ячейках". Складские ордера вводятся на основании обычных документов делающих движения по складу. Для обеспечения синхронизации со складскими документами в обычных документах вводится дополнительная стадия проведения. Документы, находятся на этой стадии, до тех пор, пока не будут оформлены и проведены складские ордера. Для примера, на рисунке ниже приведена схема, как будет оформляться операция по сборке расходной накладной с использованием складских ордеров.
Учет остатков номенклатуры в разрезе ячеек хранения предполагает и более сложную процедуру по размещению товара при его приходе на склад. Необходимо автоматически определять ячейки, для размещения товара исходя из свободного объема доступных ячеек и объема загружаемого товара. Дополнять информацию о входящих товаров датами сроков годности. При ячеистом хранении все ячейки делятся на 2 зоны: пиковая зона, нижняя часть стеллажей с ячейками, с них идет сборка товара; зона хранения, верхняя часть стеллажей, здесь хранятся основные запасы товара. В связи с таким размещением товара необходимо иметь автоматизированную процедуру пополнения пиковой зоны. С помощью этой процедуры на основании статистики сборки определяется необходимый минимум товара, который должен находиться в нижней части склада. Чтобы переложить товар из одной ячейки в другую используется документ "Внутри-складское перемещение". 6. Дополнительные подсистемы "Управленческая бухгалтерия".6.1 Ведение управленческого учета.Подсистема ведения управленческого учета не предназначена для решения оперативных задач, а служит целям стратегического управления компанией. Управленческий учет в отличие от оперативного, это возможность не только видеть и управлять отдельными участками учета, но и рассматривать компанию как единый организм. При этом исходными данными для управленческого учета является первичные документы, которые являются основой и оперативного учета. Управленческий учет должен отражать все стороны деятельности компании. Задачей управленческого учета является оценить результаты работы и проанализировать состояние компании, как единого целого в основных разрезах деятельности фирмы. Основной инструмент, это управленческая отчетность. Построение управленческой отчетности будет базироваться на данных управленческого плана счетов. Управленческий план счетов будет представлять собой упрощенный план счетов бухгалтерского учета. При необходимости состав счетов в плане может быть расширен. Исходной информацией для управленческого учета будут являться проводки, по счетам управленческого учета. Проводки будут формироваться первичными документами по торговым сделкам – приходные и расходные накладные, документы оплаты и т.д. Проводки и движения формируются автоматически в момент проведения документов. Существует большое разнообразие прочих операций не связанных с торговой деятельностью. К примеру, это может быть учет основных средств, учет затрат, расчеты по услугам, начисление зарплаты, авансы выданные и др., данные операции также должны заводиться для целей управленческого учета, либо специальными документами, либо напрямую проводками. На основании собранных данных в конце месяца формируется итоговая управленческая отчетность, которая выводится как в целом по компании, так и по основным разрезам деятельности фирмы. В соответствии с учетной политикой управленческого учета основными разрезами будут обособленные структурные единицы и контракты. Состав итоговой управленческой отчетности включает следующие формы:
6.2 Подсистема Бюджетирования.Подсистема Бюджетирования позволяет не только анализировать и сопоставлять реальные результаты фактической деятельности, но также планировать свои показатели в предстоящих периодах. Она дополняет подсистему управленческого учета, и ведется в тех же сопоставимых с управленческим учетом показателях. Основная цель бюджетирования сбалансировать доходы и расходы так, чтобы в предстоящих периодах не нарушить финансовую устойчивость компании. Для этого необходимо планировать ключевые показатели в комплексе: продажи, поступления денежных средств, приобретения товаров и услуг, прочие доходы и расходы и т.д. Детализация показателей, в которых ведется планирование ниже, чем оперативном учете, но она должно обеспечивать проведение анализа и сравнения плана/факта на необходимом для управленческого учета уровне. Поскольку планирование одних показателей вытекает из других, целесообразно в процессе формирования бюджетов придерживаться иерархии создания бюджетов. Процесс создания бюджетов представлен на следующей схеме.
Бюджетирование базируется на первичных документах: бюджет продаж, бюджет затрат и прочих доходов, бюджет движения денежных средств. Периодичность планирования – месяц. План может иметь несколько вариантов: месячный, квартальный, годовой. Заполнение бюджета продаж осуществляется на основании статистики прошлых периодов. Заполнение бюджета поступления денежных средств основывается на планах продаж и существующей дебиторской задолженности. Остальные бюджеты заполняются ответственными за расходы и доходы подразделениями. Все бюджетные документы утверждаются в начале отчетного периода. 6.3 Бухучет и механизм перегрузки данных.Для управленческого учета не столь важна информация, как работает компания в разрезе юридических лиц. Для руководителей более важно понимать, как работают управленческие структурные единицы компании. Однако, юридические лица важны в контексте ведения регламентированного учета. Помимо этого в управленческом учете взаимодействие со сторонними контрагентами ведется от имени нашего юридического лица. Поэтому в базе управленческого учета необходимо определять принадлежность операций к тому или иному юридическому лицу, это осуществляется за счет вспомогательного реквизита "Организация" в документах или элементах справочника. На текущий момент существует несколько официальных юридических лиц привязанных к разным филиалам (управленческим структурным подразделениям), также в каждом филиала должно быть неофициальное юридическое лицо, для оформления розничных операций. Для каждого официального юридического лица ведется отдельная бухгалтерская база 1С версии 77. Филиалы, имеющие собственные юридические лица ведут свои бухгалтерские конфигурации 1С. В будущем планируется постепенный переходе на версию 8 "Бухгалтерский учет для Казахстана", для новой версии структура базы бухгалтерского учета будет, использоваться типовой функционал. Все обновления и изменения проводится на основании официальных обновлений с сайта 1С в рамках информационно технологического сопровождения. Поскольку информация управленческого и регламентированного учета на уровне первичных документов частично совпадает, целесообразно не набивать эти документы повторно, а перекачивать. Для этого необходим механизм перегрузки первичных документов из базы управленческого учета в базы регламентированного учета. Документы, оформленные от официальных юридических лиц, перекачиваются практически без изменений. Часть информации, которая не относится к официальной, также должна найти свое отражение в базах регламентированного учета. Примером такой информации являются розничные продажи. На объем розничных продаж за день необходимо в регламентированном учете сформировать официальные расходные накладные, чтобы отразить списание со склада и поступление в кассу. Такие операции позволяют регулировать рентабельность продаж. Но данная операция, если проводить ее вручную, довольно трудоемкая и не всегда дает возможность понять конечную цифру рентабельности. Для облегчения этого процесса необходимо автоматизировать эту процедуру. Еще одна процедура необходимая для взаимодействия между базами управленческого и регламентированного учета это формирование недостающих оборотов. Такая ситуация может возникнуть, если структурная единица управленческого учета торгует от нескольких официальных юридических лиц. В этом случае в регламентированном учете надо дополнительно создать документы, перемещающие этот товар между нашими официальными организациями.
7. Этапы проекта автоматизации.Этап 0. Обследование объекта автоматизации. Изучение объекта автоматизации, существующих бизнес-процессов. Определение целей и перечня задач. Описание предлагаемой автоматизированной системы. Определение этапов разработки автоматизированной системы, сроков выполнения этапов. Определение потребностей в ресурсах, требования, предъявляемые к сетевой инфраструктуре. Отдельное выделение данного этапа не предполагается. Результатом работы на этом этапе является данный документ. Этап 1. Доработка базовой конфигурации. Базовый блок конфигурации представляет собой каркас, в котором реализованы основные элементы и модули, определяющие функционирование управленческого учета. Каждая компания имеет свойственные ей бизнес-процессы. Данные работы заключаются в доработке базовых элементов конфигурации под особенности конкретной компании. Результатом этих работ будет создание работоспособного прототипа программы, который в дальнейшем будет дополняться вспомогательными процедурами и возможностями. На данном этапе в прототипе будет реализованы функции, охватывающие ведение оперативного учета компании: ... Этап 7. Эксплуатация программного комплекса. Эксплуатация будет заключаться в оптимизации работы с программным комплексом, повышение его производительности, отладка бизнес-процессов в программе, исправление выявленных проблем. Также на данном этапе будет проводиться обучение сотрудников работе в программе, обучение IT-специалистов. В процессе реализации данного этапа будут отлажены процедуры выполнения регламентных операций с базами 1С (резервное копирование, восстановление последовательности и т.п.). На этом этапе должна быть подготовлена окончательная инструкция для работы пользователей по оформлению операций в 1С, работе с программой. 8. Приложения.... |
